Como Organizar um Evento

Saber como organizar um evento passa, sobretudo, por planear todos os detalhes com antecedência, sendo uma tarefa que exige esforço e empenho.

Seja um casamento, batizado, festa de aniversário ou reunião da empresa, organizar um evento requer tempo e dedicação, para evitar surpresas de última hora.

Passos para Organizar um Evento

Planeamento

Comece por planear cada detalhe do evento. Tenha em atenção o tipo de evento que pretende organizar, as dimensões e duração do mesmo. Estime os custos associados e estipule o orçamento disponível. É importante que defina todos estes aspetos com bastante antecedência, para que tudo corra como pretendido.

Data e Hora

Depois de definidos os aspetos iniciais, é altura de decidir a data e hora para o evento, para que possa convidar as pessoas antecipadamente. Convém ter em conta se se trata de um evento formal ou informal, especialmente para definir o horário mais adequado.

Convidados

Faça uma lista de convidados, tendo em mente as proporções que idealizou para o evento e, acima de tudo, os limites do seu orçamento. Dependendo do tipo de evento, poderá ainda enviar convites, pedindo sempre confirmação de presença, para saber ao certo com quantas pessoas conta.

Local

Na escolha do espaço deverá ter em atenção o tipo de evento e as necessidades do mesmo, bem como o número de convidados estimado. Um espaço perfeitamente adequado ao tipo de evento é de extrema importância no sucesso do mesmo. Além de pensar no local como um todo, tenha em atenção detalhes como o número de mesas e de lugares sentados, localização, acessos e infra-estruturas.

Buffet

Independentemente do cariz do evento, a comida e a bebida são sempre pontos-chave de qualquer evento social. Na escolha do menu, é importante ter em conta o facto de ser um evento formal ou informal, bem como o número de convidados, para não errar nas quantidades. Para não ter surpresas desagradáveis, faça uma estimativa por convidado e uma degustação prévia.

Fotografia

Se a natureza do evento justificar algum tipo de registo, convém que defina esse aspeto com antecedência, analisando as ofertas do mercado, até encontrar uma que se adeque às necessidades do evento e ao orçamento previamente estipulado.

Decoração

A decoração de qualquer evento é sempre um elemento que implica gastos extra e um cuidado especial, já que será determinante na criação do ambiente. Elementos como cores, flores e iluminação devem estar em perfeita harmonia, traduzindo a imagem do evento.

Animação

A música é um dos elementos mais importantes, mesmo quando se justifica apenas a existência de música ambiente. Prepare uma seleção musical adequada ao acontecimento ou contrate um serviço profissional de animação.